如何准备会议

If you fail to prepare, prepare to fail

上面这句是我博客上的一句话,十分信奉。任何事情,如果准备不充分,便准备好失败吧。15~17号办来美的正事儿,开会!去年这三天都是上午开会,下午去其他IT公司参观,今年的日程表临时被安排满了,索性谈谈旅行之外的事情——如何准备会议。当然,忙好了正事儿才有心情与时间享受旅行。

如何准备会议
这个会议是指讨论会,而不是类似培训一般的会议。至今参加的三次大型会议都是美国人组织的,通常会在会前2个月左右便会联系嘉宾,收集讨论主题、分发日程表、告知参会嘉宾名单。如果准备的好的话,可以在讨论会上达成很多合作意向。准备的不充分的话,就像是局外人一般,看看热闹。经过三次会议,总结了一点点小经验。

会前:
大会之前,首先要明确会议的目的。一般这种讨论会不外乎给大家一个相聚的机会,扩展下人际,向其他人学习,同时传播下自己的思想,看看能否促成自己的组织与其他组织合作。我参加的是一个用户组交流会,参会嘉宾都是全球用户组的领导人。所以我在会前做了以下几项准备:
1.跟老板讨论我们在本次会议过程中需要解决的几个主要问题,带着问题咨询相关的联系人,取得答案。
2.浏览参会人员名单,高亮需要接触的嘉宾,并在会议期间安排时间拜访请教
3.浏览会议日程表,高亮计划参加的小会议(全球会议会有分会场),协调时间
4.准备参会演讲。某些时候,主办方会要求我们讲点东西,要提前准备好。

会议期间:
有了完美的准备,便完成了30%,重要的还是会议期间。这时候要忘记时差,抛开疲惫,打起精神。当然,主办方通常会准备大量的咖啡,哈哈!会议期间,就是执行执行再执行。今年被拽着参加了开场演讲、会议期间演讲、视频采访和总结演讲,我是这么做的:
1.临时给了5分钟做开场演讲,通宵准备,以3幅图片为基础,分享我们在去年的工作,由点及面的扩展到了活动组织、会员人数和国际合作,在会议主会场上表达了我们期待与其他组织合作的诚意,为后两天拜访请教嘉宾做好了铺垫。
2.积极拜访嘉宾,虚心学习别人经验,认真总结。
3.总结演讲,用1分钟的时间,感谢主办方,感谢遇到的嘉宾,并特别将交换过名片的嘉宾的名字都念出来,以表示真诚的感谢。

会议之后:
主办方说结束,并不代表结束,因为没有后续的执行,就相当于前功尽弃。所以会议之后这一部分应该也占到30%左右的精力。我在会后做了一些小工作:
1.总结名片,在名片上标记对应嘉宾的接触时间、地点、嘉宾形象特征,以便后续回忆。另外,有了名片加Linkedin不就方便了吗?一并搞定!
2.写会议总结,参加了哪些会议,达成了哪些目标,拜访了哪些嘉宾,进行了怎样的交流。另外,还会列出下一步要进行的工作。
3.向新朋友们发感谢信,感谢他们在会议期间的帮助,并保持联系
4.列好了会后要做的工作,要积极行动。

有的时候,时差是件好事儿,不论是去美国还是回来,每天5、6点钟就会起床,对于我这种上午效率高、下午就打盹的人,早起2小时,可以在上午就完成一天的工作,这样从中午开始就可以忙一些计划外的工作。今年要坚持!

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