关于企业邮箱签名的一些思考

Signature

或许每个工作并经常与邮件打交道的人都曾遇到过类似的问题:如何设置自己的邮件签名?
其实解决的过程不外乎几步:

  1. 查看同事的邮件签名
  2. 选择一个最喜欢的样式
  3. 拷贝粘贴到签名设置栏
  4. 将联系人信息替换为自己

对于极个别特别注意品牌形象的公司,会强制要求每个人严守邮件签名的设置样式,而多数公司,仅是停留在规定上,执行成何种样子并不在乎。比如我与某世界500强公司经常发送邮件,收到他们10个员工的邮件,可能有10种签名:有的信息详细,一目了然;有的只有姓名,想电话联系对方时需要先去一封邮件询问号码;有的连邮件签名都没有,空空如也,有如天外飞仙。

企业通常愿意花数万甚至更多的钱去请人专门设计品牌Logo形象,去花很多钱建设网站、赞助活动、设计礼品,却没有意识到邮件才是企业与外界沟通、传播品牌形象的最有力工具。即使意识到,在设置邮件签名的过程中,仍然会遇到来自员工的各种阻力,因为是设置邮件签名的步骤有问题。问题出在哪?

  1. 同事们的签名都不一致,不知道该用哪个当自己的签名               ——签名不统一
  2. 将喜欢的签名拷贝至签名设置栏,却无法修改或改起来很复杂  ——设置很复杂
  3. 签名中包含的信息繁多,可能会忘记修改某个字段                        ——字段不明确

必须要说的是,设置签名是一项非常痛苦的工作,即使不更换公司,也由于公司搬家、更换电话、更新网址等事情,修改了N次个人签名。而究其最根本的原因,设置统一邮件签名这件事情,应该在个人邮箱初始化设置时按系统提示步骤完成,而非登录邮箱后由个人再进行设置。

这个步骤应该是:

  1. 邮件系统管理员(Mail System Administritor, MSA)登陆邮箱管理后台,设置统一邮件签名样式,对于个人需要填写的字段进行标注
  2. 邮件系统管理员分配邮箱给A,并告知其邮箱名称及密码
  3. A登陆邮箱,根据邮箱初始化步骤,依次填写下面的信息
    • 姓名
    • 手机
    • 座机
  4. 当A做完以上操作后,邮件系统根据初始化过程中输入的信息,自动为其生成一个签名。

我们无需强制要求员工按照XXX规定设置邮件签名,而是把这个过程融合到了邮箱初始化的过程中,很简单,是不是呢?

不过,即便是设置好邮件签名,有的时候这个小东西也会让我们抓狂,试想:你和同事的邮件签名都有5行,你们两个往来邮件会默认自带邮件签名,往来几封邮件后,你就抓狂的想在发送邮件时将签名完全删掉或是仅保留姓名,因为你们的邮件内容可能只有3行,却在下面有5行签名。在当前对话式的邮件交互中,大部分的篇幅都是签名,如何解决?

每个人都需要有一个“短签名”,当你发送/转发(Fwd)邮件时,默认使用完整签名,当你回复(reply/cc)邮件时,默认使用短签名就好了。当然,这个过程如果我们的邮件系统可以自动完成,就再好不过了。

默认签名:

John Smith
President | Top Web Design USA
555-555-5555 | [email protected] | http://www.websiteurl.com
Twitter: http://twitter.com/twittername | LinkedIn: http://linkedin.com/in/linkedinname

短签名:

John Smith
555-555-5555

http://www.websiteurl.com

上面的这两个问题(邮件签名初始化/统一后台修改签名;回复采用短签名),其实无需终端客户费心,希望邮件运营商能够从服务器端进行些许优化,便会给大家带来极大的便利。

如有任何问题,欢迎留言讨论。

图片来源:WiseStamp

参考:

1.20 Tips for Creating an Effective Email Signature

2.WiseStamp Signature Examples

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