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关于企业邮箱签名的一些思考

Signature

或许每个工作并经常与邮件打交道的人都曾遇到过类似的问题:如何设置自己的邮件签名?
其实解决的过程不外乎几步:

  1. 查看同事的邮件签名
  2. 选择一个最喜欢的样式
  3. 拷贝粘贴到签名设置栏
  4. 将联系人信息替换为自己

对于极个别特别注意品牌形象的公司,会强制要求每个人严守邮件签名的设置样式,而多数公司,仅是停留在规定上,执行成何种样子并不在乎。比如我与某世界500强公司经常发送邮件,收到他们10个员工的邮件,可能有10种签名:有的信息详细,一目了然;有的只有姓名,想电话联系对方时需要先去一封邮件询问号码;有的连邮件签名都没有,空空如也,有如天外飞仙。

企业通常愿意花数万甚至更多的钱去请人专门设计品牌Logo形象,去花很多钱建设网站、赞助活动、设计礼品,却没有意识到邮件才是企业与外界沟通、传播品牌形象的最有力工具。即使意识到,在设置邮件签名的过程中,仍然会遇到来自员工的各种阻力,因为是设置邮件签名的步骤有问题。问题出在哪?

  1. 同事们的签名都不一致,不知道该用哪个当自己的签名               ——签名不统一
  2. 将喜欢的签名拷贝至签名设置栏,却无法修改或改起来很复杂  ——设置很复杂
  3. 签名中包含的信息繁多,可能会忘记修改某个字段                        ——字段不明确

必须要说的是,设置签名是一项非常痛苦的工作,即使不更换公司,也由于公司搬家、更换电话、更新网址等事情,修改了N次个人签名。而究其最根本的原因,设置统一邮件签名这件事情,应该在个人邮箱初始化设置时按系统提示步骤完成,而非登录邮箱后由个人再进行设置。

这个步骤应该是:

  1. 邮件系统管理员(Mail System Administritor, MSA)登陆邮箱管理后台,设置统一邮件签名样式,对于个人需要填写的字段进行标注
  2. 邮件系统管理员分配邮箱给A,并告知其邮箱名称及密码
  3. A登陆邮箱,根据邮箱初始化步骤,依次填写下面的信息
    • 姓名
    • 手机
    • 座机
  4. 当A做完以上操作后,邮件系统根据初始化过程中输入的信息,自动为其生成一个签名。

我们无需强制要求员工按照XXX规定设置邮件签名,而是把这个过程融合到了邮箱初始化的过程中,很简单,是不是呢?

不过,即便是设置好邮件签名,有的时候这个小东西也会让我们抓狂,试想:你和同事的邮件签名都有5行,你们两个往来邮件会默认自带邮件签名,往来几封邮件后,你就抓狂的想在发送邮件时将签名完全删掉或是仅保留姓名,因为你们的邮件内容可能只有3行,却在下面有5行签名。在当前对话式的邮件交互中,大部分的篇幅都是签名,如何解决?

每个人都需要有一个“短签名”,当你发送/转发(Fwd)邮件时,默认使用完整签名,当你回复(reply/cc)邮件时,默认使用短签名就好了。当然,这个过程如果我们的邮件系统可以自动完成,就再好不过了。

默认签名:

John Smith
President | Top Web Design USA
555-555-5555 | joh[email protected] | http://www.websiteurl.com
Twitter: http://twitter.com/twittername | LinkedIn: http://linkedin.com/in/linkedinname

短签名:

John Smith
555-555-5555

http://www.websiteurl.com

上面的这两个问题(邮件签名初始化/统一后台修改签名;回复采用短签名),其实无需终端客户费心,希望邮件运营商能够从服务器端进行些许优化,便会给大家带来极大的便利。

如有任何问题,欢迎留言讨论。

图片来源:WiseStamp

参考:

1.20 Tips for Creating an Effective Email Signature

2.WiseStamp Signature Examples

Google apps注册及验证域名所有权

注册网站后,大家都希望有个自己的邮箱。购买邮箱服务的话,需要按月缴费,个人感觉比较不值。
可以注册Google apps,免费使用10个8G邮箱。
登陆https://www.google.com/a
首先注册用户,输入你的域名等。你的基本信息填写完毕后,google会要求验证域名的所有权,验证方法有多种:
1.向您的域配置添加 DNS 记录
2.向您网站的首页添加元标记
3.将 HTML 文件上传到您的服务器
4.使用您的 Google Analytics(分析)帐户
我选择第一种方式,Google根据我的域注册商给出如下建议:

屏幕快照 2011 11 24 上午9 22 34
g2
根据google建议,登陆goddady,进入My Domain,点击要设置的域名,Tool——>DNS Manager
DNS Manager
点击DNS Manger后会显示你的域名,域名下有Edit Zone,单击。
在新页面向下拖拽,会发现TXT部分:
TXT
点击Quick Add,在Host部分输入@,在TXT Value部分輸入google生成的安全令牌
有必要說明的是,在google的提示中,TXT Value部分字段为空,但是这样的话会提示错误,无法继续。在google的另一篇提示文档中给出了解答——TXT Value字段如果不允许为空,则输入@
g3
完成后点击Goddady中的save zone file,而后验证。
成功!
g4
然后你就可以设置新用户,并使用有自己域名的邮箱了!

《可预测的非理性》读书笔记(1)——相对论

《可预测的非理性》第一章非常给力,“相对论的真相”,在商业上应用颇广。当然,人际等方面毅然。

摘录豆瓣上的评论:

第一章

AB无法比较时拿出C,若A比C好所有人就会以为A同样比B好。

幸福存在一定比较级,基准必须考虑。

欲望是无限增长的,只有标出围栏才能时刻清醒。

我们对事物的价值判断是在比较中产生的,我们难以在真空中判断事物的价值,但一旦一个容易比较的参照物出现,我们就感觉事情变得容易判断。当威廉斯-索诺马公司首次推出了一款更大、更贵的面包机时,原有的小型面包机销量突然上升了:人们突然懂得如何判断,知道他们需要的是一种“小型”的面包机。如果一个人对 A,B两种物品难以决择,A-(即比A差一些的物品)的出现会使人们选择A的概率大大增加,例子:罗马免费早餐一周游(A),巴黎免费早餐一周游(B),罗马不含早餐一周游(A-)

买杂志的例子这让我想起很多生活中的实例:

1.如何与客户谈合同

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ioracle.org域名续期

域名要过期了,被godaddy的邮件催的不行,今天终于续期了域名。

发现过去一年才写了91篇博文,太少,要向老杨学习!要把每个想到的点记录下来,包括生活的感悟,起码一年后还能回头看看,我这一年做了什么!

Godaddy封面美女,宅男杀手啊!我这非宅男都被秒杀了!赶紧写完博客关网页,要不这心,全被她勾走了。受不鸟了……

image

《独唱团》

韩寒很火,只看过他的博客,却没有买一本他的书。他敢说真话,敢挑战有关部门,敢质疑权威,更敢大胆去做。

看了几篇,先是周云蓬的《绿皮火车》。只知道他是个歌手,因为去听川子的歌,所以一并了解了周云蓬,不过,没听过他的歌。他讲的是与火车的“不解之缘”,不过对于我来说,我更羡慕的是他的自由,无拘无束。可以买一张车票,踏上一段未知的行程,虽然看不到,却能通过声音,感受这个世界。眼睛里少了很多假丑恶,或许这个世界会更加美好。

朋友这两天来北京,待了一天,对我说:“我真的特不懂北京,我看到好多奇怪的人,他们可能有不同的职业,但有一个同样的奇怪的地方。他们让你觉得,他们在找什么东西,好像找了很久,久到他们都忘了自己在找什么。这里有好多迷路的人。大城市没有故事,只有好多迷路的人。北京的生硬,让人同时看到几片相斥相映色迹,却没有过渡。那种没有过渡的生硬,那种荒谬,让理性的人很容易惶恐。”

我能说什么?我虽混迹于此,目的亦是逃离北上广,他们问我,那你现在在这里做什么,我想,这里,现在有我需要的东西,暂时。

第二篇是老罗的《秋菊男的故事》。让我想起我的小时候,不满课外班,遂写了一篇《我们不是人》,投稿了,竟然发表在《生活日报》上(之后我一直看《生活日报》,可能与此有关)。我的观点是,因为我们是小孩,没有同大人一般的发言权,在受到不公的时候,更多要忍让,所以,赶快长大吧。不过长大发现,“人生而平等”原本便是一句扯淡的话,除非……没有除非。

第三篇是蔡康永的《脏话到底脏在哪儿》。看过“康熙来了”,但看过这篇文章之后,感觉蔡康永并不像节目中那样娱乐,思考很深刻。文章中一句话令我印象深刻“这种脏话(中国人的脏话),不是脏在字面上,是脏在背后躲了千百年的那个态度。”

还有skip to my lou和黄健翔的对话:

skip to my lou问黄健翔:我们形容一位球员的假动作很好时,到底是应该说这个假动作太假了,还是太真了,以至于把对手骗了?

黄健翔答skip to my lou:我通常都说:这个假动作太“逼真”了!所以说,“逼”这个字不是什么坏字,全看怎么用,怎么理解了。呵呵!

我买过一双skip to my lou的签名鞋,陪我走了7年。

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